Wie ein Kontenabgleich funktioniert
Beim Zahlungsabgleich werden Kontoumsätze mit vorhandenen Rechnungen verglichen. Betrag, Währung, Empfänger oder Absender, Verwendungszweck und Buchungsdatum liefern Hinweise auf den passenden Vorgang.
Eine eindeutige Rechnungsnummer erleichtert die Zuordnung. Fehlt sie, sollten mehrere Merkmale zusammenpassen. Ein gleicher Betrag allein beweist nicht, dass eine bestimmte Rechnung bezahlt wurde.
Welche Fälle eine gesonderte Prüfung brauchen
Teilzahlungen, Sammelüberweisungen, Gebühren, Skonto und Rückzahlungen passen häufig nicht nach dem einfachen Muster einer Rechnung zu genau einem Umsatz. Hier muss die Aufteilung nachvollziehbar bleiben.
Eine Sammelzahlung kann mehrere Belege betreffen. Umgekehrt kann eine Rechnung über mehrere Zahlungen beglichen werden. Solche Fälle sollten ausdrücklich geklärt werden, statt nur anhand der nächstliegenden Summe zugeordnet zu werden.
Offen, vorbereitet und bezahlt unterscheiden
Der Bearbeitungsstatus einer Rechnung und ihr Zahlungsstatus sind zwei unterschiedliche Dinge. Ein geprüfter oder exportierter Beleg kann noch unbezahlt sein. Eine Kontobelastung wiederum kann ohne zugehörigen Beleg vorliegen.
Eine hilfreiche Übersicht zeigt deshalb auch fehlende Dokumente und nicht zugeordnete Umsätze. So erkennst du, wo eine Rückfrage nötig ist und welche Rechnung tatsächlich noch offensteht.
Kontodaten sinnvoll in den Ablauf einbinden
Für einen Abgleich werden passende Kontoumsatzdaten benötigt. Die konkrete Quelle und das unterstützte Format müssen für das eingesetzte Banking festgelegt werden. Eine Zahlungsdatei ist kein Ersatz für einen Kontoauszug.
Kontrolliere den Zeitraum und bereits verarbeitete Umsätze, damit Daten nicht doppelt berücksichtigt werden. Die Zuordnung sollte mit dem Originalbeleg verbunden bleiben und bei Korrekturen nachvollziehbar geändert werden.