Was eine SEPA-Zahlungsdatei enthält
Eine SEPA-Datei beschreibt Zahlungsaufträge in einem strukturierten XML-Format. Für Überweisungen werden unter anderem Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck benötigt. Dazu kommen Angaben zum Auftraggeber und zur gewünschten Ausführung.
Die Datei allein bewegt noch kein Geld. Erst der Import in ein geeignetes Banking-System und deine dortige Freigabe führen zur Ausführung. Das ist eine wichtige Trennung zwischen Vorbereitung und tatsächlicher Zahlung.
Welche Rechnungen in eine Zahlungsauswahl gehören
Wähle Belege, die inhaltlich geprüft und zur Zahlung freigegeben sind. Vergleiche Betrag, Fälligkeit und mögliche Teilzahlungen. Bei Gutschriften oder bereits bezahlten Belegen ist eine zusätzliche Kontrolle nötig.
Achte besonders auf neue oder geänderte Bankverbindungen. Übernimm Empfängerdaten nicht ungeprüft aus einer E-Mail, wenn der Zahlungsweg von bisherigen Angaben abweicht. Kläre solche Änderungen über einen bekannten Kontaktweg.
Die passende Datei für dein Banking
Banken und Banking-Programme unterstützen bestimmte XML-Versionen und Importabläufe. Prüfe deshalb vor der ersten größeren Sammelzahlung, welche Ausprägung dein Banking annimmt und wie Sammelaufträge angezeigt werden.
Nach dem Import kontrollierst du die Anzahl der Zahlungen, die Gesamtsumme und die einzelnen Empfänger. Gibt dein Banking Hinweise oder lehnt es Felder ab, muss die Datei vor der Freigabe korrigiert werden.
SEPA-Export und späterer Zahlungsabgleich
Eine exportierte Rechnung ist noch nicht bezahlt. Erst der tatsächliche Kontoumsatz bestätigt, dass eine Zahlung ausgeführt wurde. Behalte deshalb Exportstatus und Zahlungsstatus getrennt.
Der anschließende Kontenabgleich ordnet Zahlungen den Rechnungen zu. Offene, teilweise bezahlte und zurückgegebene Vorgänge sollten dabei unterschiedlich behandelt werden.