Welche Daten werden aus einer Rechnung gebraucht?
Für den weiteren Ablauf brauchst du mehr als den Gesamtbetrag. Lieferant, Rechnungsnummer, Belegdatum, Netto- und Bruttobeträge, Steuerbeträge, Währung, Zahlungsziel und Bankverbindung haben unterschiedliche Aufgaben. Je nach Rechnung kommen Positionen und Leistungszeiträume hinzu.
Strukturierte Felder helfen dir, die Rechnung zu finden, Fristen zu organisieren und Exporte vorzubereiten. Eine leere oder unleserliche Angabe sollte als unklar markiert werden, statt mit einer erfundenen Information gefüllt zu werden.
PDF, Scan und Foto brauchen unterschiedliche Aufmerksamkeit
Ein digital erzeugtes PDF enthält häufig bereits Text. Bei einem gescannten Dokument oder Foto muss der Inhalt erst aus dem Bild gelesen werden. Schiefe Aufnahmen, abgeschnittene Ränder und schwacher Kontrast erschweren die Erkennung.
Prüfe daher besonders Zahlen, Dezimalstellen und Bankdaten. Mehrseitige Rechnungen müssen als zusammengehöriges Dokument behandelt werden, damit Zwischensummen nicht mit der endgültigen Rechnungssumme verwechselt werden.
So prüfst du erkannte Rechnungsdaten
Vergleiche Rechnungsnummer und Lieferant mit dem Original. Prüfe anschließend, ob Beträge und Währung stimmen und ob sich Netto, Steuer und Brutto nachvollziehen lassen. Bei mehreren Steuersätzen gehören die Summen in getrennte Felder.
Für die Zahlungsvorbereitung kontrollierst du zusätzlich Empfänger und IBAN. Die rechnerische Plausibilität kann eine Prüfung unterstützen; ob die zugrunde liegende Leistung korrekt abgerechnet wurde, beurteilt die zuständige Person.
Aus erkannten Daten wird ein nutzbarer Workflow
Nach der Prüfung werden die Felder für Suche, Fälligkeiten, Freigaben und Exporte genutzt. So musst du Angaben nicht für jede nachfolgende Aufgabe neu übertragen.
Gerade wiederkehrende Lieferantenrechnungen profitieren von einem festen Ablauf: Eingang erfassen, erkennbare Dubletten prüfen, Zuständigkeit klären und erst danach die nächste Bearbeitungsstufe freigeben.