Was ein Freigabeworkflow festlegt
Ein Rechnungsfreigabe-Workflow beschreibt, wer eine eingegangene Rechnung prüft und unter welchen Bedingungen der nächste Schritt beginnen darf. Dazu gehören Zuständigkeit, Reihenfolge und der Umgang mit Rückfragen.
Die inhaltliche Prüfung beantwortet, ob die Leistung erbracht und korrekt abgerechnet wurde. Die Zahlungsfreigabe entscheidet anschließend, ob die Rechnung für die Zahlung vorbereitet werden darf.
Einfache und mehrstufige Freigaben
Bei einfachen Abläufen entscheidet eine zuständige Person. In größeren Teams können weitere Freigaben nachgelagert sein, beispielsweise durch Projektleitung und Geschäftsführung.
Die Reihenfolge sollte aus eurem tatsächlichen Arbeitsablauf entstehen. Zusätzliche Stufen sind nur dann hilfreich, wenn sie eine konkrete Entscheidung absichern und keine unklare Doppelverantwortung erzeugen.
Rückfragen am Beleg klären
Wenn eine Rechnung unklar ist, gehören Frage und Antwort zum jeweiligen Vorgang. Das verhindert, dass Entscheidungen in privaten Nachrichten verschwinden und später nicht mehr nachvollziehbar sind.
Auch eine abgelehnte oder zurückgestellte Rechnung braucht einen verständlichen Status. So erkennt das Team, ob eine Klärung fehlt oder ob der Vorgang bewusst noch nicht weiterbearbeitet werden soll.
Was vor der Zahlung passieren sollte
Vor der Zahlungsvorbereitung müssen die zuständigen Personen ihre Prüfung abgeschlossen haben. Änderungen an Betrag oder Empfänger nach einer Freigabe sollten erneut kontrolliert werden.
Teamfreigaben sind im Business-Paket vorgesehen; Scale richtet sich mit mehrstufigen Abläufen an größere Teams. Die tatsächliche Zahlungsfreigabe in der Bank bleibt ein gesonderter Schritt.