Warum Agenturrechnungen oft im Team hängen bleiben
Ein Projektteam beauftragt einen Freelancer, ein anderes bestellt Material, die Geschäftsführung verwaltet Software-Abos. Die Rechnungen verteilen sich auf Personen, während der Monatsabschluss alle Dokumente zusammen benötigt.
Das Problem ist häufig die Zuständigkeit: Wer kann die Leistung bestätigen, wer entscheidet über die Zahlung und wer liefert die Informationen für die Buchhaltung? Diese Rollen sollten vorab klar sein.
Inhaltliche Prüfung am richtigen Ort
Projektverantwortliche wissen, ob eine Leistung zum Auftrag passt und vollständig erbracht wurde. Die Buchhaltungsvorbereitung braucht anschließend die geprüften Rechnungsdaten und den Freigabestatus.
Vermeidet Freigaben ausschließlich in Chatverläufen. Eine nachvollziehbare Entscheidung gehört zum Beleg, damit Vertretungen und spätere Rückfragen denselben Informationsstand nutzen können.
Ein gemeinsamer Monatsabschluss für viele Projekte
Sammelt Eingänge an einem Ort und klärt offene Rechnungen regelmäßig. Projektbezug und Zuständigkeit erleichtern es, fehlende Informationen bei der richtigen Person anzufragen.
Vor dem Export solltet ihr offene Freigaben, mögliche Dubletten und Zahlungszuordnungen kontrollieren. So geht eine gemeinsam vorbereitete Grundlage an die Kanzlei statt mehrerer uneinheitlicher Ablagen.
Business oder Scale für euren Ablauf?
Business umfasst bis zu 500 Belege und fünf Benutzer sowie Teamfreigaben, Dublettenprüfung und Fälligkeitsübersicht. Das passt zu einem kleinen Team mit klarer Zuständigkeit.
Scale erweitert das Volumen auf 2.000 Belege und 15 Benutzer. Mehrstufige Freigaben und erweiterte Rollen passen zu Abläufen, in denen Projektleitung und Geschäftsführung nacheinander entscheiden.