Was mit DATEV-Export gemeint ist
Mit dem Begriff DATEV-Export werden unterschiedliche Wege bezeichnet: Buchungsdaten in einer Datei, strukturierte Rechnungsinformationen oder eine Übertragung über eine gesonderte Schnittstelle. Diese Verfahren sind nicht beliebig austauschbar.
Bei allinvoice geht es um vorbereitete DATEV-Buchungslisten und die zugehörige Belegorganisation. Ein solcher Dateiexport ist keine Aussage über eine zertifizierte Direktanbindung und ersetzt nicht die Abstimmung des Importwegs mit deiner Kanzlei.
Welche Angaben vor dem Export feststehen sollten
Zu den wichtigen Informationen gehören Rechnungsdatum, Belegnummer, Betrag, Währung und die Zuordnung zum Originaldokument. Hinzu kommen die für euren Ablauf vereinbarten Konten und Steuerschlüssel.
Besprecht vor dem ersten Import, welcher Kontenrahmen, welche Kontonummernlänge und welcher Zeitraum verwendet werden. Auch der Umgang mit Gutschriften, Teilzahlungen und mehreren Steuersätzen sollte gemeinsam festgelegt werden.
Buchungsliste und Originalbeleg gehören zusammen
Die Liste erleichtert die Übernahme strukturierter Angaben. Der Originalbeleg liefert den Zusammenhang, der für Rückfragen und die Prüfung einzelner Geschäftsvorfälle gebraucht wird. Eine nachvollziehbare Belegreferenz verbindet beides.
Vermeide parallele Listen, in denen dieselbe Rechnung unterschiedlich benannt oder mehrfach berücksichtigt wird. Ein gemeinsamer Bearbeitungsstand erleichtert es, Export und spätere Korrektur auseinanderzuhalten.
So gelingt eine kontrollierte erste Übergabe
Beginne mit einem überschaubaren Zeitraum und einer kleinen Auswahl typischer Belege. Lass die Kanzlei den Import und die resultierenden Zuordnungen prüfen, bevor du größere Bestände übergibst.
Dokumentiere Rückfragen und passe den Vorbereitungsschritt an. Die endgültige steuerliche Bewertung und Verbuchung erfolgt im abgestimmten Prozess mit deiner Steuerkanzlei.